Rangkuman Pertemuan 4 - PROJECT DEVELOPMENT LIFE CYCLE
PROJECT DEVELOPMENT LIFE CYCLE
Project life cycle atau siklus proyek adalah sebuah fase atau tahapan pengerjaan suatu proyek dari tahapan awal hingga akhir.
Siklus proyek atau project life cycle ini memiliki 4 tahapan yaitu:
1. Fase 1 - Initiation : tahap ini merupakan tahap dimana masih berupa tahap pengenalan suatu proyek yang akan dikerjakan yaitu berupa tahap konseptual atau pengenalan identitas suatu proyek. Biasanya pada tahap ini masih dilakukan suatu survei terhadap proyek yang akan direncanakan ke depan dan pengumpulan informasi yang dilakukan oleh suatu manajemen panitia, sehingga dapat memberikan suatu gambaran umum dari proyek yang akan dikerjakan. Tahap ini merupakan tahap untuk dilanjutkannya suatu studi kelayakan atau tidak, bisa saja pada tahap ini jika hasil survei dilapangan tidak memungkinkan dilaksanakan proyek maka proses selanjutnya tidak akan dilakukan.
Langkah-langkah manajemen proyek untuk fase inisiasi
Langkah-langkah untuk fase inisiasi proyek dapat mencakup hal-hal berikut:
- Melakukan studi kelayakan : Identifikasi masalah utama yang akan dipecahkan oleh proyek Anda dan apakah proyek Anda akan memberikan solusi untuk masalah itu
- Mengidentifikasi ruang lingkup : Tentukan kedalaman dan luasnya proyek
- Mengidentifikasi kiriman: Tentukan produk atau layanan yang akan disediakan
- Mengidentifikasi pemangku kepentingan proyek : Cari tahu siapa yang dipengaruhi proyek dan apa kebutuhan mereka
- Mengembangkan kasus bisnis: Gunakan kriteria di atas untuk membandingkan potensi biaya dan manfaat proyek untuk menentukan apakah proyek tersebut bergerak maju
- Mengembangkan pernyataan kerja : Dokumentasikan tujuan, ruang lingkup, dan hasil proyek yang telah Anda identifikasi sebelumnya sebagai perjanjian kerja antara pemilik proyek dan mereka yang mengerjakan proyek
2. Fase 2 - Planning : Tahap perencanaan merupakan tahap yang paling penting dimana membutuhkan banyak waktu dan personel yang terlibat sesuai dengan besar kecilnya proyek. Output dari tahap ini diantaranya struktur dan tim proyek, gambar detail disain, scope pekerjaan, data teknis, jadwal proyek, jadwal pekerja, jadwal material/pembelanjaan, prosedur-prosedur, dan hal-hal detail lainnya. Tahapan perancangan memiliki 10 aktivitas penting yaitu :
Langkah-langkah manajemen proyek untuk tahap perencanaan
Langkah-langkah untuk fase perencanaan proyek dapat mencakup hal-hal berikut:
- Membuat rencana proyek : Identifikasi jadwal proyek, termasuk fase proyek, tugas yang harus dilakukan, dan kemungkinan kendala
- Membuat diagram alur kerja: Visualisasikan proses Anda menggunakan swimlanes untuk memastikan anggota tim memahami dengan jelas peran mereka dalam sebuah proyek
- Memperkirakan anggaran dan membuat rencana keuangan: Gunakan perkiraan biaya untuk menentukan berapa banyak yang harus dikeluarkan untuk proyek untuk mendapatkan pengembalian investasi yang maksimal
- Mengumpulkan sumber daya: Bangun tim fungsional Anda dari kumpulan bakat internal dan eksternal sambil memastikan setiap orang memiliki alat yang diperlukan (perangkat lunak, perangkat keras, dll.) untuk menyelesaikan tugas mereka
- Mengantisipasi risiko dan potensi hambatan kualitas: Identifikasi masalah yang dapat menyebabkan proyek Anda terhenti saat merencanakan untuk mengurangi risiko tersebut dan mempertahankan kualitas dan waktu proyek
- Mengadakan pertemuan awal proyek : Bawa tim Anda ke dalam dan buat garis besar proyek sehingga mereka dapat segera mulai bekerja
Langkah-langkah manajemen proyek untuk fase eksekusi
Langkah-langkah untuk fase pelaksanaan proyek dapat mencakup hal-hal berikut:
- Membuat tugas dan mengatur alur kerja: Tetapkan aspek granular proyek kepada anggota tim yang sesuai, pastikan anggota tim tidak terlalu banyak bekerja
- Memberi pengarahan kepada anggota tim tentang tugas: Jelaskan tugas kepada anggota tim, berikan panduan yang diperlukan tentang bagaimana tugas itu harus diselesaikan, dan atur pelatihan terkait proses jika perlu
- Berkomunikasi dengan anggota tim, klien, dan manajemen tingkat atas: Memberikan pembaruan kepada pemangku kepentingan proyek di semua tingkatan
- Memantau kualitas kerja: Pastikan anggota tim memenuhi waktu dan sasaran kualitas mereka untuk tugas
- Mengelola anggaran: Memantau pengeluaran dan menjaga proyek tetap pada jalurnya dalam hal aset dan sumber daya
Langkah-langkah manajemen proyek untuk fase penutupan
Langkah-langkah untuk fase penutupan proyek dapat mencakup hal-hal berikut:
- Menganalisis kinerja proyek: Tentukan apakah tujuan proyek terpenuhi (tugas selesai, tepat waktu dan sesuai anggaran) dan masalah awal diselesaikan dengan menggunakan daftar periksa yang telah disiapkan.
- Menganalisis kinerja tim: Evaluasi bagaimana kinerja anggota tim, termasuk apakah mereka memenuhi tujuan mereka bersama dengan ketepatan waktu dan kualitas kerja
- Mendokumentasikan penutupan proyek: Pastikan bahwa semua aspek proyek diselesaikan tanpa sisa dan memberikan laporan kepada pemangku kepentingan utama
- Melakukan tinjauan pasca implementasi: Melakukan analisis akhir proyek, dengan mempertimbangkan pelajaran yang dipetik untuk proyek serupa di masa mendatang
- Akuntansi untuk anggaran yang digunakan dan yang tidak digunakan: Alokasikan sumber daya yang tersisa untuk proyek masa depan
Komentar
Posting Komentar